10 هک برتر برای مایکروسافت اکسل


میلیون ها نفر در سراسر جهان از مایکروسافت اکسل برای انجام انواع وظایف اداری و بهره وری استفاده می کنند. این یک برنامه آسان برای برداشتن است و اکثر مردم خیلی سریع از استفاده از آن راحت می شوند.

اما برای تسلط واقعی بر آن، می‌توانید سال‌ها روی کارهای بی‌پایان کار کنید، یا می‌توانید به ما بپیوندید تا نگاهی گذرا به برخی از 10 میانبر، راهنمایی و هک برتری که به شما در مسیر تبدیل شدن به شما کمک می‌کنند بیاندازیم. یک اکسل حرفه ای در هیچ زمان.

1. (کوتاه) بریدن به تعقیب

مانند بسیاری از برنامه‌های دیگر، اکسل دارای میانبرهای صفحه‌کلید است که در آن برنامه‌ریزی شده است، بنابراین لازم نیست تمام صفحه را کلیک کنید یا از طریق منوهای متعدد برای انجام کاری کار کنید.

تنها مشکل این است که میانبرهای زیادی وجود دارد — برای فهرست کردن همه آنها در اینجا بسیار زیاد است. با این حال، نسخه های جدیدتر اکسل همه کلیدها را برای دسترسی به گزینه ها از روبان فشار دهید.

فقط ALT را فشار دهید برای نشان دادن اینکه کدام کلید را برای یک برگه روی نوار نیاز دارید (مثلاً منوی Insert N است)، و سپس کلید(های) هر گزینه را خواهید دید. از طرف دیگر، قرار دادن مکان نما بر روی گزینه مورد نظر، راهنمای ابزاری را نشان می دهد که میانبر صفحه کلید مربوطه را نیز نمایش می دهد.

به عنوان مثال، میانبر برای 3D Shapes ALT، سپس N، به دنبال آن S و در نهایت 3 است. همه آنها را با هم فشار ندهید — هر کلید را پشت سر هم انجام دهید. اگر می خواهید میانبرهای صفحه کلید را برای کارهای خاص ببینید، مایکروسافت لیست خوبی برای تمام نسخه های اکسل دارد.

ایده این است که برای کارهای تکراری خاص، می‌توانید مقداری حافظه عضلانی را توسعه دهید و درست مانند کپی و چسباندن به کار خود ادامه دهید. آنها به قدری برای افزایش سرعت بهره وری مفید هستند که در طول این مقاله چند مورد دیگر را خواهید یافت.

2. برای پر کردن سریع دوبار کلیک کنید

اگر مجموعه‌های بزرگی از داده‌ها دارید که باید همان فرمول را برای آنها اجرا کنید، نیازی نیست سلول فرمول اصلی را در بقیه سلول‌ها بکشید یا کپی کنید.

به سادگی نشانگر ماوس را روی آن قرار دهید گوشه سمت راست پایین سلول — مکان نما شکل و رنگ را تغییر می دهد.

آن وقت است که می توانید دوبار کلیک کنید و فرمول برای هر تعداد سلولی که داده مجاور وجود دارد کپی می شود.

3. ساختن نمودارها و نمودارها به روش حرفه ای

ارائه داده ها در قالب نمودار یا نمودار یکی دیگر از وظایف اصلی اکثر کاربران اکسل است. با این حال انواع و گزینه های قالب بندی زیادی برای انتخاب وجود دارد، بنابراین همیشه آسان نیست که بدانید از چه چیزی بهتر است استفاده کنید یا چگونه کاری را انجام دهید.

در اینجا چند نکته برای تمیز و شفاف نگه داشتن تجسم داده های شما آورده شده است.

اول از همه، مطمئن شوید که نوع نمودار مناسب را با داده‌هایی که دارید مطابقت می‌دهید – برای مثال، داده‌های متغیرهای طبقه‌بندی شده (به عنوان مثال درآمد در هر سه ماه، تعداد فروش یک کالای مشخص) باید با استفاده از نمودار میله‌ای یا دایره‌ای نمایش داده شوند. یا یک نمودار خطی

داده های مجموعه ای از متغیرهای پیوسته (مثلاً نرخ واکنش در مقابل غلظت) باید با استفاده از نمودارهای پراکندگی XY نمایش داده شوند.

نمودارهای تعبیه‌شده در کاربرگ‌ها را می‌توان با نگه‌داشتن ALT هنگام جابجایی یا با فعال کردن Snap to Grid در گزینه‌های قالب نمودار با مرزهای سلول تراز کرد (روی نمودار کلیک کنید، سپس ALT، J، A، A، A، P را فشار دهید. ).

همچنین، احساس نکنید که لازم است به هر نموداری که می‌سازید، یک افسانه اضافه کنید: در نمودارهای دایره‌ای، اغلب فضای زیادی برای اضافه کردن آن اطلاعات به خود برش‌ها وجود دارد، اما در مورد نمودارهای میله‌ای به ندرت چنین است.

اگر می‌خواهید دو نوع نمودار مختلف را در یک نمودار نمایش دهید، می‌توانید این کار را با برجسته کردن داده‌هایی که می‌خواهید در همان نمودار نشان دهید، و سپس انتخاب Combo از پنجره انتخاب نمودار (ALT، N، K) انجام دهید.

توجه داشته باشید که هنگام ساخت یک گراف ترکیبی، ایده خوبی است که یکی از سری های داده را روی یک محور ثانویه قرار دهید – به این معنی که می توانید دو مقیاس عمودی مختلف را نشان دهید و ارزش نمودار را افزایش دهید.

4. تسلط بر یک کلید

هنگام کپی کردن فرمول ها در سلول ها، گاهی اوقات می خواهید همیشه از یک مقدار ثابت در برابر بقیه استفاده کنید. به یک سلول، ردیف یا ستون را قفل کنید در یک فرمول، باید علامت دلار را قبل از حرف یا عدد اعمال کنید.

بنابراین فرض کنید فرمول =C3*D3 است و می‌خواهیم بچسبیم و همیشه از مقدار در سلول C3 استفاده کنیم.

فرمول اکنون به صورت = خوانده می شود3 دلار کانادا*D3 و همیشه از C3 استفاده می کند، مهم نیست فرمول را در کجا کپی می کنید.

یک راه سریع برای اعمال این علائم دلار هنگام تایپ فرمول، زدن F4 در صفحه کلید و یکنوع بازی شبیه لوتو است! با برجسته کردن یک کاراکتر، مانند برچسب ستون، و سپس فشار دادن F4، به خوبی کار می کند.

5. یک بار تایپ کنید، تعداد زیادی را پر کنید

اگر نیاز دارید که داده های یکسانی را در چندین سلول وارد کنید، مهم نیست کجا هستند، یک راه سریع برای انجام این کار وجود دارد. سطر، ستون یا سلول هایی را که می خواهید همان مقدار را به آن اضافه کنید، انتخاب کنید.

توجه داشته باشید، اگر سلول‌ها در صفحه‌گسترده پراکنده هستند، در حالی که روی سلول‌های مورد نظرتان کلیک چپ می‌کنید، CTRL را پایین نگه دارید.

در حالی که سلول های انتخاب شده هنوز همگی برجسته هستند، مقداری را که می خواهید وارد کنید (متن و/یا اعداد) تایپ کنید، سپس CTRL + Enter را فشار دهید. اکنون تعداد زیادی سلول جدید خواهید داشت که همه به خوبی پر شده اند!

6. جداول سریع، نمودارهای سریع، تجزیه و تحلیل سریع

جداول روشی عالی برای ارائه داده ها برای خواندن آسان تر هستند و بله، راه سریعی برای به دست آوردن آنها وجود دارد. سلول های مورد نظر خود را در جدول برجسته کنید، ALT و سپس N و سپس T را فشار دهید.

پنجره‌ای خواهید دید که انتخابی را که انتخاب کرده‌اید تأیید می‌کند، بنابراین پس از این، فقط Enter را فشار دهید. خواهید دید که فیلترهای خودکار برای هر ستون و یک برچسب در گوشه سمت راست پایین وجود دارد که با کلیک کردن و نگه داشتن آن، همیشه می‌توانید سطرها یا ستون‌های اضافی را بکشید.

در حالی که جدول شما تمام شده است، روی هر قسمت از آن کلیک راست کرده و گزینه Quick Analysis را در وسط انتخاب کنید. در اینجا، می‌توانید به سرعت قالب جدول را تغییر دهید، برخی از محاسبات خودکار و قالب‌بندی شرطی، نمودارها و جدول محوری را اضافه کنید.

و صحبت از جداول محوری …

7. مقابله با میزهای فوق العاده بدون ترس

کاربران عادی اکسل ممکن است مجبور باشند همیشه جداول بزرگی از داده ها را جابجا کنند. هک کردن آنها، برای مقایسه جنبه های مختلف، می تواند خسته کننده باشد و هنگام تلاش برای خواندن اطلاعات منجر به خطا شود.

جداول محوری به شما این امکان را می دهد که داده ها را فقط بر اساس بخش هایی که می خواهید فیلتر کنید، تجزیه و تحلیل و خلاصه کردن اطلاعات از یک مجموعه داده بزرگ را آسان تر می کند. جداول محوری هرگز بر منبع داده تأثیر نمی‌گذارند، بنابراین می‌توانید جداول محوری را بدون نگرانی در مورد حذف چیزهای مهم برش داده و تغییر دهید.

فرض کنید چیزی شبیه به جدول زیر دارید و فقط می خواهید فقط چند قسمت از آن را با هم مقایسه کنید — اولین قدم فشار دادن ALT، سپس N، V و در نهایت T است.

یک پنجره جدید باز می شود، مطمئن شوید که کل جدول، از جمله سرصفحه های ستون و سطر را انتخاب کرده اید. سپس تصمیم بگیرید که آیا می خواهید جدول محوری در همان کاربرگ باشد یا جدید، و enter را فشار دهید.

با یک جدول خالی روبرو خواهید شد و در سمت راست صفحه، منویی وجود دارد که می توانید انتخاب کنید کدام ستون ها را می خواهید ببینید.

به‌طور پیش‌فرض، فرآیند به هر ستون نمایش داده شده یک مجموع اضافه می‌کند، اما با رفتن به بخش Values ​​در گوشه، به راحتی تغییر می‌کند. بر روی فلش منوی کشویی کلیک کنید، گزینه پایین را انتخاب کنید و هی از قبل!

اکنون می‌توانید برچسب سفارشی خود را اضافه کنید و آنچه را که نشان داده می‌شود به مجموعه‌ای از خلاصه‌های مختلف تغییر دهید. برجسته کردن یک سلول خلاصه، سپس فشار دادن ALT، J، T و سپس G، در صورت نیاز به تغییر، پنجره گزینه‌ها دوباره باز می‌گردد.

تسلط بر استفاده از جداول محوری می تواند به بهره وری کمک کند، یا حداقل، به هم ریختگی بزرگ داده ها را به چیزی بسیار قابل هضم تر تبدیل کند.

8. نام جداول خود را برای ناوبری خوب نامگذاری کنید

در حالی که یافتن مقادیر در یک جدول بزرگ به سادگی با استفاده از تابع جستجو (CTRL+F) کاملاً امکان پذیر است، گاهی اوقات بهتر است با دادن یک نام منحصر به فرد به بخش های مختلف جدول، کل چیز را سازماندهی کنید.

برای انجام این کار، قسمتی از جدول را که می خواهید نام گذاری کنید برجسته کنید، سپس به قسمت Formulas نوار (ALT, M) بروید یا بر روی قسمت برجسته کلیک راست کنید. گزینه Define Name را می بینید و با کلیک بر روی آن پنجره جدیدی باز می شود.

نامی را که می خواهید این بخش از جدول داشته باشد را وارد کنید. مطمئن شوید که از هیچ فاصله ای استفاده نمی کنید. در این مرحله می توانید نظرات خود را اضافه کنید تا به دیگران کمک کنید بدانند نام به چه چیزی اشاره دارد.

هنگامی که تمام قسمت‌هایی را که می‌خواهید نام‌گذاری کردید، می‌توانید با استفاده از کادر نام، سمت چپ فیلد فرمول، یا رفتن به «نمایش» در نوار (ALT، W) و انتخاب Navigation (ALT، W) به آنها بروید. ، ک).

در اینجا همه بخش‌های نام‌گذاری شده صفحه گسترده را مشاهده می‌کنید و با کلیک بر روی هر یک از آنها مستقیماً به آن قسمت می‌روید. شما می توانید به سرعت نام ها را توسط مدیر نام (ALT، M، N) ویرایش یا حذف کنید.

9. داده ها را بین ردیف ها و ستون ها به روش حرفه ای برگردانید

اگر جدولی دارید که در آن داده ها در ردیف ها (به صورت افقی) مرتب شده اند، اما می خواهید آنها را در ستون ها قرار دهید، یا برعکس، یک راه سریع برای انجام این کار وجود دارد. هر چیزی را که می خواهید تغییر دهید برجسته کنید و سپس آن را کپی کنید (CTRL+C).

سپس یک سلول در جایی از صفحه گسترده انتخاب کنید، کلیک راست کرده و انتخاب کنید چسب ویژه. اگر منو لیستی از کلمات است، روی آن کلیک کنید جابجا شود، اما اگر فقط می توانید شبکه ای از نمادها را ببینید، یکی از نمادهای زیر را انتخاب کنید.

این روش برای تغییر از ردیف به ستون و بالعکس کار می کند – حتی می توانید داده های تغییر یافته را روی طرح اصلی قرار دهید.

10. حقایق سریع در مورد داده های شما

گاهی اوقات، وقتی به انبوهی از مقادیر در یک صفحه‌گسترده نگاه می‌کنید، تنها چیزی که می‌خواهید، میانگین سریع، کل یا حتی مجموع یک انتخاب است، نه از یک سطر یا ستون کامل. البته می‌توانید این کار را با یک فرمول انجام دهید، اما جدیدترین نسخه‌های اکسل این کار را به‌طور خودکار برای هر انتخابی انجام می‌دهند.

مقادیری را که می خواهید بررسی کنید برجسته کنید و سپس به نوار پایین پنجره اکسل نگاه کنید…

میانگین (میانگین حسابی)، تعداد (تعداد سلول ها) و مجموع مقادیر را خواهید دید. روی هر یک از آنها کلیک کنید و آن شکل برای استفاده بعدی در کلیپ بورد کپی می شود.

پس شما آن را دارید: 10 ترفند و هک برتر برای Microsoft Excel. اگر روش عالی برای انجام کارها با صفحات گسترده دارید، دانش خود را در بخش نظرات زیر به اشتراک بگذارید.

همچنین ممکن است بخواهید ما را بررسی کنید 10 هک برتر برای Microsoft Word.



منبع